仕事術

クライアント様とのスマートなやり取りの仕方

こんばんわ!

忙しいママ起業家さんの為の業務アシスタントの三宅まさえです☆

初めましての方はぜひプロフィールもご覧ください^^

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私はクライアント様と連絡を取る時にはメールかLINEを使用しています。

特にLINEはアプリでパパっと対応出来るから便利ですよね。

さらにクライアント様とのやり取りではスマートさを意識することで、結果や効果が出やすいと感じています。

私はスマートなやり取りを大切にしていて、特にアシスタントにとっては重要だと思います。

そこで今日はクライアント様とのスマートなやり取りの仕方をお届けします!

「スマートってどういうこと?」、「具体的にどうやるの?」と思った方!

是非ご参考頂けますと嬉しいです^^

スマートってどういうこと?

スマート(smart)をネットで検索すると、活発な、きびきびした、すばやい、(…に)きびきびして、機敏で、頭のよい、賢明な、気のきいた、抜けめのない、油断のならないという意味とのこと。

weblio英和辞典・和英辞典より

私は手際が良いこと、無駄が無いことと意訳して使用しています。

どうしてスマートさが必要なの?

一言に尽きます。

クライアント様の大事な時間を大切にする為です。

私はクライアント様にはご自身の仕事、やりたいことに集中して頂きたいと考えています。

また、アシスタントに仕事を依頼しているくらいのクライアント様は特にお忙しい。

さらに、私以外にコンタクトを取っている方もいらっしゃるはず。

なので手際良く、無駄を省いてやり取りすることでクライアント様の大事な時間が確保出来、ご自身に集中して結果が出せると思っています。

大好きなクライアント様だからやり取りは楽しいし、ご返信も嬉しいのですが、

アシスタントは自分目線を優先するのは危険です。

下記の記事でも書いていますが、私達アシスタントはクライアント様のお仕事を代行しているわけですから。

事務仕事を早くこなすたった2つの方法こんばんわ! 忙しいママ起業家さんの為の業務アシスタントの三宅まさえです☆ 初めましての方はぜひプロフィールもご覧ください^...

2つのスマートなやり取りの仕方

1.足踏みを避ける

前途の通りクライアント様はお忙しいので、私にかける時間を少なく済むように心掛けています。

例えばセミナー会場の手配依頼を受けたとし、クライアント様からの条件に合う会場が見つからなかった場合、どのように返信しますか?

「条件に合う会場が見つかりませんでした。」の様な結果だけのご連絡や「どうしたら良いですか?」の様なざっくばらんな指示の依頼の様に足踏みをすることは避けた方が良いと思います。

これをやっていると仕事が終わるのに時間がかかって非効率的なのでおススメしません。

ではどうしたら良いか?

それが2つ目のスマートなやり取りの仕方になります。

2.選択肢のある具体的な代替案を提案する

これとっても大事です。

前途のクライアント様からの条件に合う会場が見つからなかった場合を例にして説明します。

会場が見つからないことって結構あると思います。

こういう時は会場費を少し値上げすることで借りれる会場を2~3か所ご提案したり、

場所を変更すると借りれる会場を2~3か所ご提案することが選択肢のある具体的な代替案となります。

ちなみに値上げする場合は付加価値があるとベターかなと思います。

インスタ映えする会場や駅から近い会場、ドリンクのサービスがある会場など値上げに見合う会場だと喜ばれます。

場所の変更をご提案する際は、急行や快速が停まる駅やクライアント様が利用する沿線上の駅など利便性を優先するとクライアント様も助かると思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

要は効率的に仕事をすることがスマートなやり取りに繋がるんじゃないかなと思います。

また、私は具体的な選択肢のある代替案の提案が難しい時は、考えたけど代替案が見つからなかったことを素直にお伝えしています。

ありがたいことにクライアント様は「一生懸命に考えてくれて嬉しい」と努力に感謝してくださいました。